Ha egy feladat rendszeresen elakad, könnyű arra jutni, hogy több figyelemre vagy gyorsabb munkavégzésre van szükség. Gyakran azonban maga a folyamat teszi nehézzé a pontos és hatékony munkát.
Ugyanazt az adatot többször kérjük be
Ha egy ügyfél vagy munkatárs ugyanazt az információt több űrlapon és több rendszerben is megadja, a folyamat felesleges lépéseket tartalmaz.
Az állapot csak kérdezéssel derül ki
Amikor egy feladat helyzetét telefonon vagy üzenetben kell tisztázni, hiányzik a közös, naprakész nyilvántartás.
A kivételek váltak szabállyá
Egy jól működő folyamat kezeli a szokásos eltéréseket. Ha minden második ügy külön egyeztetést igényel, a rendszer valószínűleg már nem követi a mindennapi működést.
Mit vizsgálunk meg?
- Hol keletkezik először az adat?
- Ki használja és módosítja?
- Hol várakozik a feladat?
- Mely lépések ismétlődnek?
- Hol történik a legtöbb hiba?
Az átalakítást mindig a legnagyobb veszteséget okozó pontnál érdemes kezdeni, nem feltétlenül a leglátványosabb felülettel.