Egy ügyfélportál önmagában még nem old meg semmit. Akkor válik értékessé, ha az ügyfelek valóban megtalálják rajta azt, amiért korábban telefonálniuk vagy e-mailt írniuk kellett.
A leggyakoribb kérdésekkel kezdünk
Elsőként összegyűjtjük, milyen információkat kérnek rendszeresen az ügyfelek. Ezekből általában gyorsan kirajzolódnak a legfontosabb funkciók:
- megrendelések és feladatok állapota;
- dokumentumok és számlák letöltése;
- időpontok vagy határidők áttekintése;
- kapcsolattartási és számlázási adatok kezelése.
Kevesebb funkció, világosabb felület
A portál kezdőoldalán nem minden adatnak kell egyszerre megjelennie. A napi ügyintézéshez szükséges információk legyenek elöl, a ritkábban használt lehetőségek pedig maradjanak könnyen megtalálható másodlagos helyen.
Kapcsolódás a belső rendszerhez
Az ügyfélportál akkor csökkenti ténylegesen az adminisztrációt, ha ugyanabból az adatforrásból dolgozik, mint a belső ügyviteli rendszer. Ellenkező esetben a csapatnak továbbra is kézzel kell frissítenie két külön felületet.
Mobilon is teljes értékű
Az ügyfelek jelentős része telefonról ellenőrzi a státuszokat vagy tölti le a dokumentumokat. Ezért a mobilos használhatóságot nem utólagos kiegészítésként, hanem már a tervezés első lépéseitől kezeljük.
A siker egyszerűen mérhető
Egy jól kialakított portál hatása látható a beérkező státuszkérdések számában, az ügyintézési időben és az ügyfelek visszajelzéseiben. Ezeket az indulás után is érdemes figyelni, majd a felületet a valós használat alapján továbbfejleszteni.