Az automatizálás akkor hasznos, ha mérhető terhet vesz le a csapat válláról. Nem feltétlenül a legbonyolultabb folyamatot érdemes először átalakítani: gyakran egy kisebb, naponta ismétlődő feladat hozza a leggyorsabb eredményt.
Gyakoriság és időigény
Először azt nézzük meg, hányszor történik meg egy feladat, és alkalmanként mennyi időt vesz igénybe. Egy napi tízperces művelet éves szinten több munkanapot is felemészthet.
Hibakockázat
A kézi adatbevitel nemcsak lassú lehet, hanem hibát is okozhat. Minél több rendszer között kell másolni az adatokat, annál nagyobb az eltérés vagy elírás esélye.
Egyértelmű szabályok
Jó automatizálási jelölt az a folyamat, amely világos feltételek alapján működik:
- beérkezik egy adat vagy esemény;
- meghatározott ellenőrzések futnak le;
- a rendszer elvégzi a következő lépést;
- az érintettek értesítést kapnak.
Mérhető eredmény
Már az indulás előtt érdemes meghatározni, mit tekintünk sikernek. Ez lehet rövidebb átfutási idő, kevesebb hiba, gyorsabb válaszadás vagy felszabaduló munkaidő.
Kis lépéssel indulunk
Az első automatizálásnál olyan területet választunk, amely önállóan is értéket ad, mégis gyorsan tesztelhető. Ha beválik, erre biztonságosan lehet további folyamatokat építeni.